Multitaskaaminen on multitohelointia
Oletko ollut joskus tai ehkäpä useinkin palaverissa, missä samalla luet sähköposteja tai puhelimen viestejä? Tuntuuko sinusta jopa joskus siltä, että hukkaat aikaasi, jos et multitaskaa? Lenkilläkin vähintään äänikirja pitää olla pyörimässä kuulokkeissa ja mielellään nopeutetulla tahdilla, jotta ehtii sitten aloittaa pian uuden kirjan.
Multitaskaaminen eli useiden asioiden tekeminen samaan aikaan saa aikaan stressiä ja se huonontaa työn laatua. Kun multitaskaat teet enemmän virheitä, olet väsyneempi ja keskittyminen on vaikeampaa. Multitaskaaminen vaatii hurjasti aivotyötä ja se kuormittaa aivoja.
ADT
Tiedätkö mitä termi ADT tarkoittaa? Se on itseaiheutettu keskittymishäiriö, attention deficit trait. Ihminen voi luoda itselleen tällaisen tavan käyttäytyä, jos elämässä on ollut liikaa kiirettä, multitaskaamista, paljon keskeytyksiä ja liian vähän palautumista. Tällöin alat keskeyttää itse omaa toimintaasi silloin kun pitäisi tehdä pitkäjänteisesti jotain. Testaa itseäsi, miten toimit rauhallisessa tilassa. Jos keskeytät itsesi tarttumalla esimerkiksi puhelimeen, niin kyseessä voi olla ADT. Tuleeko mieleesi jatkuvasti uusia asioita, jotka estävät keskittyneen paneutumisen työn alla olevaan asiaan? Tämä voi näkyä siinä, että koet tekeväsi ahkerasti kaikkea ja olet väsynyt työpäivän jälkeen, vaikka oikeasti et ole saanut kovinkaan paljon aikaan. Työelämä tukee valitettavasti tätä tapaa tehdä työtä. Keskeytykset, päällekkäiset projektit, silpputyö, älylaitteet, avokonttorit, työhuoneen jakaminen toisten kanssa, taukojen vähäisyys - nämä kaikki saavat aikaan keskittymisen vaikeutta ja siitä seuraa myös virheitä ja sitä että työt ei edisty.
Mikä avuksi? 10 keinoa vähentää multitaskaamista ja parantaa keskittymistä
1. Poista tarpeettomat sovellukset puhelimestasi ja laita eri sovellukset äänettömälle työpäivän ajaksi.
2. Aikatauluta päiväsi, suunnittele työsi ja priorisoi tehtäväsi. Kalenteroi milloin läpikäyt sähköpostisi ja muut viestikanavat. Siivoa myös sähköpostisi. Avaa viesti ja lue se --> vastaa heti, arkistoi tai delegoi. Lisää sähköpostiisi erilaisia kansioita, joihin jaottelet postisi. Lähetä lyhyitä ja selkeitä sähköposteja. Lyhyet viestit luetaan nopeammin, pitkiä ei lueta ehkä lainkaan.
3. Sovi työkavereiden kanssa milloin ja miten saamme toisemme kiinni. Kunnioita omaa ja toisen vapaa-aikaa.
4. Ota käyttöön pomodoro-ajanhallintamenetelmä. Tee työtä 25 minuuttia ilman keskeytyksiä. Käytä vaikka puhelimen ajastinta tai tuo työpöydällesi perinteinen munakello. Hiljennä kaikki laitteiden ilmoitukset. Jos mieleesi tulee jokin muu työasia, laita se lapulle ylös ja palaa siihen myöhemmin. 25 minuutin jälkeen voit pitää noin 5 minuutin tauon ja sitten tee uusi 25 minuutin jakso. Pomodoro-menetelmä nostaa tehokkuuttasi, keskittymiskykysi kehittyy ja saat enemmän aikaan.
5. Muista pitää tauot. Myös mikrotauot ovat tärkeitä.
6. Pidä huolta aivojesi perushuollosta: nuku riittävästi, liiku päivittäin, syö terveellisesti.
7. Hidasta vapaa-ajalla. Tee hitaita hommia esim. tee käsitöitä, palapelejä tai ristikoita, lue tai kuuntele kirjaa, ulkoile koiran kanssa, tiskaa käsin, uppoudu ruuanlaittoon. Hidasta hommaa tehdessä keho rauhoittuu ja samalla mieli rauhoittuu. Mikä on sinun oma keinosi? Milloin viimeksi katsoit esimerkiksi elokuvaa tai sarjaa siten, että et katso puhelintasi lainkaan? Puhelimen katsominen voi olla eräänlainen refleksi. Jätä puhelin eri huoneeseen, niin et tule tarttuneeksi siihen. Muista, että myös aivot palautuvat nukkumisen lisäksi tällaisella pysähtymään vaativalla tekemisellä.
8. Käytä to do -listoja. Merkitse ylös keskeneräiset tai tekemättömät työt. Muistiin kirjoittaminen vapauttaa resurssejasi muihin tehtäviin.
9. Kahden minuutin sääntö. Jos asian tekeminen kestää alle 2 minuuttia, niin tee se heti. Oli kyse sitten sähköpostin vastaamisesta tai tyhjän kahvipurkin täyttämisestä. Kun aloittaminen on tarpeeksi helppoa, niin teet itsellesi rutiineja ja tartut asioihin helpommin.
10. Monotaskaa eli tee yhtä asiaa kerrallaan ja ole ylpeä siitä. Uppoudu flow-tilaan, jossa keskityt vain yhteen asiaan ja kadotat kaiken muun ympärilläsi.
Tiina, Sydämen Noste